- Asig. Gestión de Proyectos en la Organización- Procesos de Gestión de Proyectos

Asignatura: Gestión de Proyectos en la Organización
Tema: Procesos de Gestión de Proyectos

Estimad@s tod@s!

Durante la lectura de la Asignatura del Máster “Gestión de Procesos en la Organización”, he leído lo relacionado a los Procesos de Gestión de Proyectos escrito el material y quisiera compartir una comparación con los procesos que sigue PNUD, a partir de la adopción y estandarización para uso corporativo de la metodología PRINCE2 con el objetivo de gestionar los procesos de proyectos en la Organización.

PRINCE2 significa “Proyectos en Ambientes Controlados” del inglés “Projects in Controlled Environments”. Es un método estructurado para la administración de proyectos a la vez que es ampliamente utilizado internacionalmente. PRINCE2 es adecuado para todo tipo de proyectos dentro de cualquier tipo de organización, es flexible, facilita el manejo y control de proyectos, tiene en cuenta el compromiso de la Gerencia y de las partes interesadas durante toda la vida del proyecto, permite hacer revisiones regulares del proceso y define buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gerencia del proyecto, el board y todas las partes involucradas.

El material proporcionado para el estudio de la Asignatura identifica 5 procesos de gestión de proyectos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento, Control y Cierre. La metodología PRINCE2 también identifica 5 procesos de gestión de proyectos a saber: Justificación, Definición, Iniciación, Implementación y Cierre.

Los procesos de Justificación, Definición e Iniciación de PRINCE2 están comprendidos en el proceso de Iniciación explicado en el material del Máster. En otras palabras, en mi opinión, a través de estos procesos lo que se pretende es confirmar o validar la pertinencia o viabilidad de la propuesta de proyecto.

Para confirmar la viabilidad de la propuesta de proyecto se podrían hacer las siguientes preguntas para cada proceso de gestión. Por ejemplo para el proceso “Justificación”: ¿Es el proyecto propuesto la mejor respuesta a las necesidades del país receptor, que están identificadas en el documento de Programa de País? ¿Contribuirá el proyecto sustantivamente a los resultados esperados?. En otras palabras, el propósito principal de este proceso es capturar la idea o concepto del proyecto y validarlo contra los planes corporativos de desarrollo del organismo internacional y contra las estrategias nacionales para el alcance de los resultados de desarrollo.

Para el proceso de “Definición”: ¿El alcance del proyecto es el adecuado? ¿Cuál es la mejor manera para lograr los resultados teniendo en cuenta la eficiencia? ¿Contribuyen los resultados del proyecto a los resultados estratégicos nacionales?.. Para dar respuesta a estas interrogantes se elabora un Plan Anual de Trabajo en el cual se identifican los productos, los indicadores para medir los productos alcanzados, las Actividades (a través de las cuales alcanzo los productos), el monto presupuestario y el cronograma.

En el proceso de “Iniciación” nos podríamos formular las siguientes preguntas: ¿El diseño previsto del proyecto demuestra o evidencia un plan adecuado para implementar y revisar el progreso hacia el alcance de los productos? ¿Está claramente definido el monitoreo?. El trabajo que se realiza en este proceso está dirigido fundamentalmente al detalle del proyecto como son los presupuestos y planes basados en el Borrador documento de Proyecto. Este proceso concluye con la firma del Documento del Proyecto, que es el documento legal mediante el cual las partes oficializan el comienzo de la implementación de las actividades.

Hay un detalle interesante que muestra el material del máster relacionado con el Lanzamiento o “Kick off “. Este proceso es muy importante porque permite concentrar a todas las partes involucradas en la implementación del proyecto para presentarles el proyecto y así garantizar el compromiso e integración del equipo de trabajo.

Saludos,
Arianne